办公室管理范文第1篇

本文先从保密工作管理的各项入手，接着探讨当前保密工作管理的原则，在针对新形势下保密管理的难点问题进行深入剖析，最后针对保密管理中遇到的各种难点问题，提出有建设性的意见与建议：一是要改革当前保密管理的体制，强化保密部门职能；二是要做好全民保密的教育工作；三是要注意对保密管理的审查制度；四是要完善当前保密的法律法规的建设力度，确保办公室保密工作管理的万无一失。

关键词：保密管理难点办公室对策

一办公室与保密管理

保密工作，就是从国家的安全和利益出发，将国家秘密控制在一定的范围和时间内，防止被非法泄露和利用，使其自身价值得到充分有效地实现所采取的一切必要的手段和措施。它包括保密立法、保密宣传教育，建立健全规章制度，研制、开发和应用先进的防窃密、泄密技术，依法进行保密监督检查，追查处理泄密事件，以及开展保密工作的研究等活动。这里涉及一个关键的概念。

加强保密管理，是各单位在新时期面临的极为重要的问题，1997年中共中央下发了《关于加强新形势下保密工作的决定》，明确指出；“新形势下的保密工作直接关系到国家安全、经济发展和社会稳定，关系到建设有中国特色社会主义事业顺利进行。如果对此缺乏认识，就会在综合国力激烈竞争中误大事，吃大亏。”

《中华人民共和国保守国家秘密法》中明确规定：“县级以上国家机关和涉及国家秘密的单位，根据实际情况设置保密工作机构或者指定人员，管理本机关和本单位保守国家秘密的日常工作。”

我国县级以上的国家机关、社会团体、企事业单位都应按照这一规定，根据实际需要开展保密工作。通常在保密工作比较重要的机关或单位都应设立专门的保密工作机构，而涉密较少的机关单位也应指定专人负责保密工作，而不论是单独的保密部门，还是专门的保密人员，都与办公行政部门有直接的关系，事实上，很多机关单位的保密工作是由办公室承担的，保密工作被视为行政事务管理的一项重要内容，因此办公室对整个单位的保密工作负有关键责任。

1．信息管理需要保密工作

办公室承担着单位的信息工作，负责各类信息的收集、整理、保管、提供利用等，因此，掌握着大量来自工作和社会生活中的各类信息，其中必然有很多涉密信息。

2．贴近核心管理层的工作特点需要保密工作

办公室的主要服务对象是单位的领导及整个管理层，在领导工作和管理工作中发挥着不可缺少的作用，因此在工作中必然会接触到大量的管理信息，其中包括各种核心机密。

3．桥梁枢纽地位决定了它是保密的重点部门

办公室承担着承上启下、协调左右、沟通内外的桥梁枢纽作用，同时也特别容易成为失泄密的渠道。

4．办公室各项工作涉密环节比较多

办公室工作很多业务本身就有机密性质，如文书处理、邮件函电处理、档案保管、安排会议、领导活动安排等，都应该有严格的保密任务，实际上，保密工作渗透在办公室的各项工作及各项工作的各个环节当中。办公室的每一项工作、每一个工作环节都应该有保密要求与规定。

5．办公室的辅助性职能要求它承担起组织的保密管理工作

从办公室自身工作来说，办公室是各级党政机关、企事业单位和其他各类组织中重要的辅佐性和服务性部门，而做好保密工作正是为组织服务，保持各类组织正常运行的一项重要的辅助工作，因此，它是办公室的一项工作职责。总之，办公室不仅是单位中重要的涉密岗位，而且从它的工作内容及在组织地位来看，也应该而且必须承担起组织的保密管理工作，我们对办公室的保密工作应该给予足够的重视。

二、保密工作的原则与基本方针

中国的《保密法》规定：“保守国家秘密的工作，实行积极防范、突出重点、既确保国家秘密又便利各项工作的方针”。根据这一指导方针，保密工作的原则主要表现在以下方面：

1.积极防范

是指保密工作要把立足点放在预防上，以预防为主，防患于未然，制定和完善保密法规、规章，加强保密监督，落实必要的技术和行政措施，开展广泛深入的保密教育，表彰在保密工作中做出显著成绩的单位和个人等。

2.突出重点

密工作的重点应放在秘密较集中的地区、部门和单位，应重点确保那些一旦泄露会对国家安全和利益带来严重损害的事项。保密工作的重点是：

①从秘密的等级来说，绝密是重点。

②从秘密的层次来说，国家秘密是重点。

③从秘密的产生来说，首脑机关的秘密是重点。

④从秘密的分布来说，秘密集中的地区、部门和人员是重点。

⑤从秘密的内容来说，党务、政务和军事秘密是重点。

⑥从秘密的泄露程度来说，机要工作、外事工作、宣传工作、科技工作是重点。

3.有保有故

该保守的秘密一定要保住、保好；不该保守的一定要放开、公开。在保密工作中，既有保密不严的问题，也有保密过严的问题。为了更好地做到有保有放，要确定密与非密、核心秘密与非核心秘密的界限，确保国家秘密，特别是核心秘密的安全3要有领导、有控制地放宽对非核心。既确保国家秘密又便利各项工作的开展又要十分注意保密，二者不可偏废，处理好二者关系的标准，是要有利于维护国家的安全和利益，有利于保障改革开放和社会主义建设事业的顺利进行。

《保密法》把我们党关于保密工作的指导思想上升为国家意志，以法律的形式确定了保密工作的基本方针，使这一方针具有更为广泛的社会作用，对我们整个保密工作有根本的指导作用。

三、当前保密工作存在的难点问题

有秘密就会有窃密。获取秘密有多种渠道，如偷窃、唆使、利诱、逼迫、雇请他人为其提供秘密，招聘涉密人才，利用产品展示、参观等机会接近和获取秘密，通过分析统计数据、测算相关事物、利用公开资料获取秘密等。

不仅如此，近些年来，社会的发展、科技的进步，使得保密工作变得更加复杂。我国在20世纪80-90年生了巨大的变化，随着社会主义市场经济的建立和完善，彻底改变了过去计划经济时期人们的思想、意识、价值、道德等世界观和人生观；同时在实现跨越式发展的过程中，信息化和网络化迅速的发展，与世界各国的合作交流活动更频繁，合作方式日益多样化，特别是高新技术的迅猛发展，计算机及其网络技术的日新月异及日益广泛的应用，使保密和窃密的斗争正向高科技抗衡的方向转变，使得现代秘密泄密途径带有更多的高技术成分，更具有机动性，随时性和隐蔽性。

从我国近一段时期的失泄密的实际情况看，主要有以下几个方面：

1．保密意识淡薄

保守秘密是关系到国家的安全和利益的大事。我们党和国家历来十分重视保密工作，1950年新中国成立不久，党中央就做出了《关于加强保守党与国家机密的决定》。1951年，中央人民政府政务院颁布了《保守国家机密暂行条例》，之后，又多次了有关保密工作的法规性文件，对保障党和国家秘密的安全和培养人们的保密意识起到了重要作用。

但是自建国以来，我国经历了较长的和平时期，而且十年，使保密工作遭到了极大的破坏，人们的保密意识普遍淡薄；改革开放以后保密工作逐步得到恢复和加强，《宪法》将保守国家秘密规定为每个公民的基本义务，《刑法》规定了“泄露国家重要机密罪”，其他许多法规也写进了有关保守国家秘密的条款，但是改革、开放、搞活的形势及窃密技术的发展又使一些人产生“无密可保”、“保密无用”等错误认识，还有不少人对于保密及保密工作没有清醒的意识，认为与己无关。因此在实际工作中疏于防范，导致了失泄密事故的出现。

2．违反保密规定

很多人由于保密意识淡薄，只为自己的方便，在工作中违反保密规定，造成了许多失密、窃密情况的发生。例如，在公开场合谈论秘密事项，用非涉密微机处理秘密信息，用涉密微机上互联网及公众网，利用互联网及公众网传输涉密信息，用手机、普通电话谈论涉密事项，用传呼机；普通传真机传送涉密信息等都曾经造成了信息的泄密。因为普通传真机、电话机或手机它们都是靠电信进行传输的，在没有加密的情况下很容易被人接收，国家明令禁止在没有加密的情况下传输国家秘密。

另外，垃圾处理不慎、合作不慎、对秘密事项保护不力、私自复制、留存涉密载体，不按规定保管涉密载体等，也会造成失泄密事故。

3．采用高科技手段获取秘密

窃密途径和窃密手段的多样化也起因于科技的进步，来源于信息存储介质和传输手段的高级化和多样化。在电子计算机诞生之前，信息的载体主要是手写或者机印的文本、胶卷、胶片，传递的手段大多是人工的传送、邮发、电话交流等。计算机出现以后，利用硬盘、软盘等存储介质，借助网络，人们可以互访通信，而现代遥感技术使人们摆脱了时空的限制，了解到遥远地区的信息，因此在高技术条件下，增强保密的防范手段及现代化水平，确保各项秘密的安全，已经成为当务之急。

从现实来看，利用现代科技窃密的事件在今天屡见不鲜，如利用侦察卫星、侦察飞机携带遥感装置，激光、微电子等高新技术设备窃密，通过互联网破解对方的密码，进入对方秘密信息系统窃密，或者实施黑客的攻击，这些都加大了我们应对查处窃密行为的难度。

4．第三方泄密

任何企业都不可避免地要与第三方发生联系，如果在秘密事项上控制不严，或没有同第三方做出事先约定，就会使第三方成为秘密泄露的渠道。秘密事项一旦被任意告知他人，也就不存在秘密了。

5．保密制度不健全

保密工作最终还是要取决于各项制度的保障。我国《保密法》规定，机关、单位应当对工作人员进行保密教育，定期检查保密工作。同时《保密法》中还规定了基本的保密制度，提出了公民的行为规范，这些非常有利于克服保密观念不强，保密纪律松弛的现象。但是在一些单位，还是存在着制度不健全的现象，给那些觊觎机密事项者创造了可乘之机。

四完善办公室保密管理工作的具体措施

1.改革管理体制，强化保密部门职能

对于电子政务保密这一新课题，由于其具有技术含量高、涉密范围广、泄密渠道多、防范难度大等特点，传统的管理体制已难以适应，使电子政务中存在的信息保密问题缺乏有效的管理，造成在网络建设的规模、网络安全保密的技术标准上，都缺乏统一的硬性要求，实际上是各行其是。随着电子政务和互联网技术在党政军机关和涉密单位的普及应用，保密管理的对象、领域、环境、手段发生了深刻变化，泄密渠道不断增多，窃密手段的科技含量越来越高。

因此，只有建立一个统一的专门管理机构，才能有效地协调各部门的网络信息保密工作，才能制定相关的政策，实施重大决策，保证网络信息保密防范工作的开展。这样需要一个较强的统一协调机构，需要一个全面的、部级的、与国家信息化进程相适应的、有明确战略目标的电子政务及其信息保密发展规划，需要一种有效的机制对电子政务中的重大安全问题、重要安全政策、重要安全标准、重大紧急事件及时做出决策和进行协调，因此建议强化保密部门职能，使保密部门成为一个主管机构，可组建国家信息保密管理委员会，全面负责网络信息安全保密工作，组织和协调国家保密、信息化、安全、公安等职能部门，对国家信息保密政策统一步调、统筹规划，形成由保密部门牵头，有关部门配合，整体联动，全方位、全天候、经常性电子政务与计算机网络保密安全检查机制，及时发现和有效消除安全隐患，切实堵塞泄密漏洞。

2.开展保密工作的教育

有关保密工作的教育，包括思想教育和技术教育两个方面。

思想教育的日的在于提高涉密人员的保密意识，进行思想教育要注意四个结合：

①要冲意结合新的历史时期保密战线所面临的新情况和新问题、纠正那种“无密可保”“有密难保”的错误认识。

②要注意结合本机共、本单位保密工作的文际。使教育具有鲜明的针对性。要全员增强保密意识。在信息时代，信息的传播速度快、覆盖面广，接触的人多。随着经济全球化，涉密人员的流动也将更加频繁，只有全员树立保密观念，形成保守秘密人人有责的氛围，才能确保秘密信息的安全。

③要注意结合盈点，突出对涉及机密的重点部门和重点人员进行教育。

④还要注意结合典型例子开展教育工作。典型事例可以处正面的，也可以是反面的。特别是通过对泄密案例的分伤，会使涉密工作人员从中受到很大的教育。

技术教育的重点应放在保密的技术措施上，现在的科技发展迅速，保密工作人员应当要注意有些人运用高技术的工作、手段进行窃密。例如我们要防止电话被窃听，要注意电脑存储设备的保护等。随着互联网络的发展，保密工作成为一个系统工程，无论哪一部门、哪一环节保密措施不落实，都会影响整个网络的信息安全。因此，必须有全局观念，才能做好整个网络系统的保密工作。

3.保密检查

做好保密检查是做好保密工作管理的有效措施之一。

经常开展保密检查，可以及时发现问题，采取措施，堵塞失泄密漏洞。同时也能引起人们的重视，起到督促的作用。基层单位的保密检查，一般包括：在重大节假日前对失泄密的隐患进行全面检查；根据上级的部署和本单位的工作需要对某一方面的保密工作进行专项检查；对要害单位、要害部位、要害人员定期进行检查。强化敌情观念，居安思危，警钟长鸣，切实把保密工作作为一件关系改革发展稳定的大事，高度负责地抓紧抓实抓好。

同时为了确保计算机信息系统保密管理工作的各项规章制度落实到位，经常开展保密检查，以检查促整改，以检查促提高。重点围绕计算机信息系统保密管理工作是否有专人负责，机房和计算机系统是否采取了隔离措施，对计算机是否实行了分类管理，上网信息是否进行了审查等方面开展检查。

4.完善保密的相关法规的建设

当前我国保密法律的纠错机制(或称救济机制)还不完善。依据宪政的原理，对于涉及公民基本权利(生存权、财产权、自由权)的行政处分或者处罚，应当赋予受处分或者受处罚的公民充分的救济权，用以纠正有关部门或单位的错误，弥补或者赔偿公民的损失。我国《保密法实施办法》中规定，对行政处分或者处罚决定持有异议时，只可以要求对做出的行政处分或者处罚进行复议，这是一种行政救济权，缺乏司法救济权的规定。

由于行政权的强大，难以自行纠错，也就难以体现公平。公民没有司法救济权，实务中

办公室管理范文第2篇

一、办公室管理的重要性

(一)办公室管理直接关系到上层领导的决策水平

决策是上层领导的主要职责，决策的正确与否直接关系到管理的成败。而办公室作为辅助领导决策的主要部门,承担着为领导收集信息、传递信息和提供咨询意见的重要任务，提高办公室管理，将有助于更好地发挥为领导决策服务的参谋咨询作用和耳目作用，为领导提供全面、及时、准确的信息，促进和提高领导的决策水平。

(二)办公室管理关系到管理系统的协调运转

办公室处于中枢的地位，全局工作能否顺利进行、各方面的沟通和联系是否顺畅，取决于办公室这个“枢纽”作用的发挥程度。因此，办公室管理的科学化，将会更好地发挥办公室的枢纽作用,理顺各方面的关系，沟通领导与部门之间、部门与部门之间的联系，促进整个管理系统的协调运转。

(三)办公室管理直接影响着单位的办事效率和服务质量

办公室承担着公文处理、会议管理、信息处理、印章管理、信访工作、机要保密工作、公关接待工作以及领导临时交办的工作等大量的日常性工作。这些工作繁杂琐碎，如管理不善，极易造成混乱，导致效率低下、服务质量差。而实行科学化管理的办公室，能够分清轻重缓急，忙而不乱、有条不紊、先后有序地处理日常行政事务，能够协助领导者迅速找出行政执行过程中的种种障碍，避免部门与部门之间互相推诿、扯皮现象的发生，从而大大提高办事效率和服务质量。

二、办公室管理主要内容

办公室管理蕴涵着丰富的内涵，主要包括办公室管理的制度化、程序化和自动化。

(一)制度化

办公室管理的制度化,是指办公室管理有一套健全而又切实可行的规章制度,将办公室的办事规程、行为准则以条文的形式确定下来,把办公室人员的行为纳入管理规范之中,使办公室的工作有章可循，有法可依。目前，应着重抓好如下几项制度:

1、岗位责任制。岗位责任制是机关工作的一项根本制度，其实质是明确办公室以及办公室各个科室的职责权限的基础上，划分每个岗位的权责，使办公室每一个人都各司其职，各尽其能，高质量、高效率地完成各自承担的任务。在制定岗位责任制时，必须坚持以事定岗、以岗定人和精干效能的原则，坚持职权责一致的原则，每个岗位都有相应的权力和责任，每个岗位的权力、责任都要规定得全面、明确、具体，能量化的尽可能量化，以便考核。此外，要制定严格的检查制度和相应的奖惩办法。对成绩优异者，要给予升级或奖励;对一般合格者，要鼓励其继续前进;对严重失职、渎职者，则应根据情节轻重给予适当的惩处。

2、会议制度。会议是传达指示、研究问题、形成决策、部署工作、总结经验的一种重要形式和管理手段。研究会议管理规律、提高会议效率已成为当今一门新兴的专门学问，是办公室管理科学化的重要内容。搞好会议管理必须着重解决如下两个问题：一是严格控制会议数量，建立严格的会议审批制度；二是提高会议质量和效率。

3、公文处理的制度。公文的处理是一项政策性强且细致复杂的工作，为此，必须建立健全公文制度，提高公文质量，加速公文运转；准确、及时、安全、保密地完成各道公文处理程序，保证和提高公文运转的效率。

4、接待制度。迎来送往是办公室日常管理的基本内容。其工作的好坏，直接影响到单位的形象和声誉。因此，办公室必须重视接待工作，建立健全各项接待制度，对接待的礼仪、规格、费用标准等作出明确合理的规定，以便按章接待。

5、安全保密制度。印章管理和保密工作关系到机关和企业的安全和各方面工作的顺利开展。因此，必须制定严格的印章管理制度、文件保密制度等有关的安全保密制度，并指定专人负责和定期检查。

(二)程序化

实现办公室管理程序化的关键在于程序的优化。为此，制订程序时必须注意程序的可行性、有序性、系统性和简捷性。可行性即程序必须具体明确，必须以实际上能做到为前提。系统性即程序本身就是一个有机系统，它必须考虑到各方面的因素和主客观条件，尽量预见到可能发生的情况，力求全面周到，统筹兼顾，不能顾此失彼。有序性即程序的各环节、各步骤之间必须按一定的次序前后衔接，不可颠倒、重复或错乱。简捷性即程序必须尽量简化，可有可无的程序一概删除。

(三)自动化

办公自动化为办公室信息的收集和传递，公文的处理以及其他管理工作创造了良好的条件，提高了办事效率，促使办公室管理由传统的、经验的管理转向现代的、科学的管理。这是办公室管理的重大变革。因此，办公室人员必须高度重视办公自动化在实现办公室管理科学化中的重要地位和作用，努力创造条件，积极促进办公室自动化进程。

三、办公室管理基本要求

办公室管理有多方面的要求。就最基本的要求看，主要是办公室自身的队伍建设和领导的重视和支持。

(一)合理配置办公室内部机构办公室处于行政管理的中枢地位，不仅是综合办事机构,而且是领导的参谋部，具有办事、咨询、信息、服务等基本职能，工作任务十分繁重。如果办公室内部机构不健全，人员配备不齐全、不合理或者素质低下，势必影响办公室管理功能的发挥。因此，为了实现办公室管理的科学化，首先必须合理地设置办公室的内部机构和配备工作人员，使办公室有一支较高理论水平、政策水平和较好的文字写作能力、公关协调能力的精干队伍，以确保办公室各项工作的顺利开展。

(二)要注重业务素质的提高,使办公室人员具有较宽的知识面和较强的工作能力办公室的工作头绪多、内容杂、联系广、综合性强，必然要求办公室人员具有较宽的知识面，能够掌握办公室管理的专业知识和办公自动化技术，努力做学识渊博、视野开阔的“通才”。同时，具有较强的综合分析能力、组织协调能力、文字表达能力、社交能力和干练的办事能力等，以适应办公室管理科学化的需要。

办公室管理范文第3篇

关键词:办公室;行政管理;服务

办公室作为一个综合的､全面的办事机构,既担负着执行､调研､智囊等宏观管理职能,又担负着文件起草､督办协调､业务接待､通讯收发等微观服务任务,是一个单位承上启下､协调左右､联系内外的“枢纽｡新的形势对办公室强化政务､搞好事务､规范服务等方面提出了更高的要求｡结合工作实际,笔者就做好新时期的办公室行政管理工作进行了一些思考｡

1充分认识办公室工作的重要地位

办公室是一个单位的“窗口”,地位和作用非常重要｡作为办公室人员,必须充分认识办公室的地位和作用,适应新的形势和任务的需要,努力提高服务政府工作的综合素质｡一方面,从办公室的地位看,办公室是综合性办事部门,是保持一个单位正常运转的“桥梁”和“纽带”,大量地､经常性地联系上下的工作是通过办公室及其工作人员来进行的｡行政管理岗位往往被设在办公室的“窗口”位置上,它担负着日常的办公室事务工作,尽管大多是琐碎的事务､重复的服务,然而人们往往从这个“窗口”来看待和评价单位的工作｡比如,习以为常的电话接转,看似很简单,但它却是代表着联系内外､左右的单位第一形象,它有上级指示､有各种问讯､有情况反映等等,只有做到了既了解单位的整体基本情况,又注意讲话的态度､艺术,才能使来电者满意､信服｡因此它不仅代表和影响办公室的工作,而且直接影响到单位的形象和威信｡

另一方面,从提高办公室整体效率看,机关各业务部门只负责本业务系统的工作,而每一项工作的各个环节的合理､准确､及时的衔接,都要靠办公室综合协调､处理､解决｡只有找准､认识到行政管理工作特定的位置和职能,才能牢固树立全方位服务观念,积极努力､耐心细致地为领导服务､为机关服务､为基层服务.以良好的“窗口”形象,提高办事效率,促进办公室的各项工作有序开展｡

2正确把握办公室的行政管理职能

从行政管理的角度来看,办公室面对的工作主要是上级部门以及本单位下达的各项行政工作,面对的人员主要是领导和各部门工作人员｡办公室的行政管理职能主要有四个方面｡

(1)助手作用｡办公室对上级机关的部署结合本单位领导的意见贯彻执行并组织实施和检查落实执行结果,对加强机关管理､维护正常工作秩序､保证工作质量起到组织､执行的重要作用｡

(2)参谋作用｡办公室人员要经常深入工作一线,了解基层情况并听取意见､总结经验､提出改革建议,及时向领导汇报并提出建设性参考意见,作好领导参谋｡

(3)协调作用｡办公室在管理工作中的确需要负责协调工作,以维持正常的工作秩序,及时转达传送上级主管部门以及本单位领导的各项指示精神,主动协调好各部门的关系｡起着承上启下､联系内外的枢纽作用｡

(4)保障作用｡既要保证上级主管部门以及本单位分派和布置的各项具体事务工作及时有效地完成,保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题,又要同单位内各部门建立良好的工作关系,倾听他们的意见,充分调动员工的积极性,齐心协力完成各项任务｡

3办公室工作要处理3个矛盾

一是大局和小局的矛盾｡办公室作为一个综合部门,其性质和其他部门的区别主要体现在服务性上｡这就要求办公室把“一切服从大局,一切服务大局”作为工作的出发点和落脚点,当部门工作与机关的整体工作､小局工作与大局工作发生矛盾的时候,自觉地做到小局服从大局､局部服从整体｡同时尽力做好小局工作,因为小局工作是做好大局工作的基础和前提｡

二是主动和被动的矛盾｡办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性,但要做好办公室工作,又必须发挥主动性,善于在被动中求主动,变被动为主动｡对一些常规性､规律性､阶段性等确定性工作,不要消极等待,要主动着手,提前准备､对领导临时交办的任务､应急事件和突发事件等非确定性工作,要有灵活的应变能力,做到忙而不乱｡同时要积极适应领导的工作思路,想领导之所想,谋领导之所谋,把问题想在前面,把工作做在前头,主动做好超前服务｡

三是“过”与“不及”的矛盾｡为领导出主意､当参谋,一定要把握“度”,掌握分寸｡办公室在领导决策中处于辅助和从属地位,不能缺位,也不能越位｡要想领导之所想,急领导之所急,要为领导决策提供尽可能多的背景资料,但不能越俎代庖｡要积极谏言,但不能瞎掺和｡

4做好办公室行政管理工作的关键

发挥好办公室的整体功能,关键要提高办公室人员的整体素质,培养良好的工作作风｡在行政管理岗位上必须做到忠于职守､善于思考､勇于创新､乐于奉献｡

第一,要增强服务意识,敢于面对矛盾和问题｡在繁杂的事务中保持头脑清醒,对工作认真负责,甘于吃苦,乐于奉献,讲究原则性､规范性｡要保持严谨细致､一丝不苟的作风,严格用各种纪律和规章制度要求自己｡无论是大事､小事,都要时刻坚持认真细致的原则,做到不漏办､不误办､不错办｡

第二,要努力提高能力,主动适应办公室工作的新要求｡办公室工作面广,综合性强,行政管理人员不仅要正确高效地处理好日常事务,还要当好领导的参谋､助手｡要始终保持良好的工作心态,在被动服务中寻找主动,探索做好行政事务工作的新路子,要注重对新知识､新问题的学习研究,在规范服务､搞好事务上要主动去想､主动去做｡

第三,要强化团队观念,注重与同事建立良好的合作关系｡办公室工作虽然各有分工,各有职责,工作中有些是能依靠个人力量完成的,但更多的要依靠群体的力量合作完成｡因此,要保证办公室的整体合力,必须建立起同事间良好的工作关系,最大限度地发挥潜在能力｡办公室工作“事无巨细皆大事”,工作分工不分家,要取别人之长补自己之短,多与其他同事沟通,在完成自己本职工作的同时,做好与其他同志的协调衔接,集思广益,共同进步,提高工作质量和效率｡

参考文献

办公室管理范文第4篇

关键词：高校；办公室；行政管理

在高校中，都有着一个综合性的办事机构，那就是高校办公室。办公室在整个学校的运行中扮演着重要的角色。办公室人员必须有较高的工作效率，较强的办事能力和良好的工作作风。基于此，笔者深入了解办公室的相关情况，以期能为学校发展作贡献。

一、我国有关于办公室的发展史

我国古代封建王朝的统治者为了更好地处理日常事务，都设立了类似“办公室”的机构，汉代有尚书台、隋唐有秘书省、明朝到清初有内阁、雍正年间又设立了军机处、民国时期还有国务院秘书厅。经过千百年的演变，办公室在行政管理中的地位更加突出，随着我国教育的发展，逐渐把“行政管理”演变成一门学科，日益被人们重视。几十年来，各高校培养出无数学子，用先进的知识和科学的思维方式，为我国办公室工作注入了新的活力。

二、关于高校办公室的类别

（一）学生办公室

学生办公室主要分为学生工作处、团委办公室、党委办公室，为了更明确各办公室该履行的职责，又做了更细节化的分工，在此不一一列举。这类办公室直接与学生面对面交流，在一个学校工作中处于基石地位，非常重要。

（二）行政办公室

行政办公室主要以学校、学院的行政事务为主，如各高校的校办、综合管理办公室等都属于这类。

1.教学办公室

教学办公室主要是负责管理学校的教学事务，如教务管理、教研管理、教学管理及督导办公室等。他们在学校教师教学水平和教学质量方面起着重要作用。因此，对专业性、计划性、协调性要求很高。

2.科研办公室

科研办公室主要科学研究，它决定了学校办学质量、排名情况，是各高校尤为重视的方面。因此，这类办公室主要以学校的科研创新与研究生的培养工作为主。日常负责各院系的每年度科研申报、科研成果汇集、学术统计等工作。

3.外务型办公室

外务型办公室主要负责对外合作交流的工作。这是高校对外的一个窗口，在提升学习影响力方面发挥着重要作用。如国际交流办公室、校友会办公室等都属于这类。

4.服务型办公室

服务型办公室主要是为了学校良好运转。如后勤办公室、财务综合办公室、校医院综合办公室等。这些部门囊括了衣、食、住、行各个方面，展现了整个学校的管理水平和办事条件，他们与全校师生的切身利益息息相关，与学校的良好形象紧密相连。

三、高校办公室行政人员应具备的素质

作为高校办公室的行政人员，需紧密团结在新一代党中央周围，政治可靠，紧跟时代步伐，要有服务意识、责任意识、大局意识和学习意识。

1.服务意识

高校办公室的基本职能和宗旨就是做好服务，把为学校、为学生服务好为第一要务。作为高校办公室人员，应树立正确的价值观，同时在工作中还需经常反思，改善自身不足，在工作中不断创新，增强服务质量。

2.责任意识

责任意识通俗地讲就是对自己工作毫无怨言，并认真做好，这就是责任。工作中时常会遇到很繁琐的事情，一个优秀的工作人员会主动承担。决定一个人成功的重要因素不仅是智商、领导力、沟通技巧等，更重要的是责任。

3.团队意识

协作能力是办公室工作人员应具备的重要素质之一。任何一个人的进步和发展，都离不开团队。人际关系是非常重要的一方面，办公室每个人都有自己的个性，人际沟通有利于促进一个办公室协调发展。因此，作为高校办公室行政人员，一定要有大局意识、团队意识。

4.对办公室进行有效计划

工作中会经常被文书工作而焦头烂额。如果想使办公室有良好的秩序，就要建立起一套切实可行的制度，并坚持执行。办公室的通病就是事必躬亲，适当地委派任务，与他人一起为实现某一目标而共同努力是极佳的选择。作为管理人员，一定要对办公室的工作任务要有计划和安排。

四、结语

高校办公室行政管理的范畴有很多，需要我们学习和探索的知识更多，本人通过参考相关书籍并结合自身实际，对“高校办公室行政管理”这一主题进行深入思考，同时会把这些新思路运用到日常的工作中，争取为学校的发展、国家的教育事业贡献力量。

参考文献：

[1]孔浩.谈办公室行政管理工作的几点体会[J].北京电力高等专科学校学报,2012(7).

办公室管理范文第5篇

一、引言

目前，我国企业面临着诸多挑战，企业要想保持一定的竞争优势，强化行政管理是必然要求。行政管理工作作为企业现代化经营中的构成要素，对企业的发展具有重要意义。但新形势下我国企业行政管理工作中还有不少问题需要解决，为了更好地规划企业发展方向，必须要创新行政管理的方式方法。应对当前经济形势和企业发展特点进行综合考虑，从企业办公室行政管理的角度出发，对企业办公室行政管理工作的创新路径进行研究和探讨，从而为企业运营效率的提升奠定基础。

二、企业办公室行政管理工作中存在的问题

1.内部制度体系不健全内部制度作为规范企业办公室的办公方式、提高办事效率的重要保障，其重要性不言而喻，完善的内部制度体系能够为企业办公室行政管理提供强有力的支撑。但目前，企业办公室的内部制度体系还存在着许多漏洞，对企业办公室发挥管理职能产生了消极影响。最严重的问题是，企业在构建内部制度体系时，没有经过综合的考虑和审查，只简单建立制度框架，对框架内的具体内容设置不合理，脱离了员工工作的实际需求，制度实施起来较为困难。而且，在制定内部制度时，没有与企业的其他部门进行充分的沟通和交流，导致内部制度与其他部门的相关规范相互分离，甚至产生矛盾冲突，使制度体系缺乏严谨性。此外，在内部制度制定完成后，未根据制度的关键内容进行统筹规划，没有使其转化成系统化、规范化的方案流程。在实施内部制度后，也未对制度的执行进行全面的监督，对违反该制度的行为没有建立相应的惩罚机制，相关的辅助机制还需要完善。

2.协调职能发挥不全面随着企业的发展，其生产项目不断增加，经营范围逐渐扩大，企业办公室行政管理工作的对象数量大幅度增加，这对企业办公室的行政管理工作提出了更高的要求和标准。从企业办公室的实践情况出发，影响其协调职能有效发挥的原因主要有以下两个方面：第一，管理沟通机制不健全。企业办公室在发挥辅助决策作用时，需要以自身的协调职能为基础，加强各部门之间的联系，使各个部门所掌握的信息能够流通，使企业决策能够上通下达。但因缺乏完善的管理沟通机制，削弱了企业办公室的协调效果，从而加大了行政管理工作的难度系数。第二，还存在行政管理形式化的问题，未能将管理制度具体实施于企业生产经营的各个环节，还需要进一步完善管理体系，减少制度的冗余，明确各个管理部门以及相关管理人员的权责，规范管理组织结构。

3.业务技能水平差异大

企业办公室的工作人员要具备一定的专业能力，以便其能做好行政管理工作。在市场经济体制不断深化的背景下，企业需要抓住转型的机会，企业办公室在此阶段也要做好行政管理工作为企业组织结构优化提供基础。但目前企业办公室的工作人员的整体素质还有待提高，部分工作人员缺乏对行政管理的认识，从而导致企业的各个部门的运转效率减缓，各部门之间在交叉工作上缺乏配合，企业的经营管理者也不能得到员工所反馈的意见，无法深入了解企业决策的实施情况，影响了企业生产经营的生态循环。此外，还有部分工作人员对企业管理方面的知识缺乏了解，对自己所需要完成的工作业务不熟悉，未能形成行政管理知识框架，再加上企业还未建立完善的培训机制，导致企业行政效率降低。

4.激励机制还需优化完善

作为一个将经营利益作为追求目标的经营组织，企业有着十分强烈的成本控制意识，新的收入分配机制已经完全取代了传统的分配思想。然而，在研究了企业办公室薪酬制度后，可以发现大部分企业将重点放在专业管理部门和技术管理部门上，企业办公室员工普遍存在着的薪酬待遇和晋升机制不合理的问题，由此导致企业办公室的员工缺乏工作的激情和活力，并且在开展行政管理工作时，容易产生挫败的情绪。还有部分企业办公室员工的晋升存在问题，这严重打击了企业办公室的新员工的工作积极性。为了激发企业办公室工作人员的工作热情，还需要建立一套科学有效、奖惩明确、竞争有序的激励机制。

5.培训机制不完善

长期以来，人们错误地认为企业办公室的行政管理工作不具备技术性和专业性的，只是一项简单地传达企业领导决策、沟通上下的工作。但从实际上来讲，企业办公室的行政管理是一项高度专业化的工作，它也需要一定的理论基础和实践技能。企业办公室都有自己处理文件、会议和内外事务的知识和理论体系。从事行政管理工作的员工应该要接受专业的、规范的培训，并具备与工作相关的专业能力和综合素质。例如公文处理、公文格式标准、礼仪接待规范等。然而，目前的很多企业还没有针对办公室工作人员建立培训体系，部分企业的培训体系不健全，企业办公室工作人员的培训没有纳入企业的年度培训计划。

三、企业办公室行政管理工作的创新途径

1.建立健全内部制度

完善优化企业办公室的内部管理制度是增强企业规范化、专业化管理的重要手段。企业办公室通过健全内部管理制度，不断提升企业的行政管理能效，帮助企业实现长远发展的目标。首先，企业办公室应对自身所肩负的职责进行深层次分析，从管理的视角出发，明确内部制度的具体负责人，为建立健全制度体系做好准备。其次，要对企业办公室内部管理制度体系进行综合的考虑和深入的研究，明确各项制度的具体内容，以协调各方为基本原则，确认各项制度与企业其他的制度规范不存在冲突。随后，要加强对内部管理制度的宣传，严格按照制度办事，使内部制度能够落实到位，确保所做出的行为都有章可循，建立办公管理体系的长效机制。最后，建立内部管理的维护机制，定期或不定期地组织办公人员对内部管理体系进行检验与审查，提高制度体系的运转效率。

2.强化综合协调职能

为了进一步增强发展能力，企业需要与市场和社会建立更加紧密的联系，加强与其他企业和企业二级单位的沟通以及企业各个部门之间的交流。作为信息传递的重要途径，企业办公室的价值得到进一步彰显，对企业办公室的综合协调能力提出了更高的标准。首先，企业办公室需要明确综合协调能力的重要性，深刻理解其在企业转型升级以及企业提高管理效率的意义。积极主动地承担协调责任，在工作过程中把握协调的平衡程度。其次，企业办公室需要充分了解企业管理者对行政管理工作的相关看法，根据管理层提出相关意见或建议，来不断调整工作模式。同时，企业办公室还需要坚持标准化的工作流程，以大局观念来统筹规划行政管理工作，平衡与行业内企业以及企业内部之间的关系，为开展管理工作创造良好的氛围，使管理活动能够保持一定连贯性。除此之外，企业办公室要认清自己肩负的责任以及角色定位，树立清晰的权责意识以进一步强化综合协调职能。

3.提高办公室人员的综合素质

随着企业的行政管理向规范化、专业化方向深化，需要进一步增强企业办公室人员的业务能力来满足企业的发展需要。企业办公室的工作人员必须要优化自己的工作模式，培养综合能力。从多维度的视角全面增强工作能力，加强履职能力，保证行政管理工作高水准完成，首先，工作人员依据企业员工的实际需求和企业办公室工作本身的特点来调整自己的工作方式，做好协调各方、统筹规划等工作，并不断加强企业管理的相关理论知识学习，通过参加相关的培训与进修来提升自身的法律素质、人文素养以及快速获取信息的能力，完善个人的知识结构。此外，办公室工作人员还可以充分利用工作机会，将学到的理论知识运用到实际管理中去，通过实践来检验自己的工作能力，从而使自己具备熟练使用现代化管理手段的能力，以此提高企业办公室的管理水平，使自己能够与企业发展状态完美契合，达到推动企业长远健康发展的目标。

4.面向市场需求做出管理

提高行政管理水平本质上是为了企业在激烈的市场竞争中保持优势地位，从而加快其向精细化管理方向发展的步伐。所以，企业办公室在创新行政管理方式时要面向市场需求这一视角。首先，企业办公室根据现实需要在企业内部筛选出具有管理潜能的员工，对其进行相关的管理培训，使其能够快速融入企业的各个部门之中。同时，还要不断为企业办公室内部增添专业管理人才，使其能够以积极的心态和高素质来完成行政管理工作。其次，企业办公室还需要考虑员工对管理层下达的命令的接受程度，增强对员工工作幸福感的重视，完善奖惩机制的同时，选择更加柔和的方式进行行政管理，确保企业员工能够服从上级领导的安排，从而使企业在激烈的市场竞争环境下，保持高效运转的能力，积极地迎接现代社会对企业发展带来的机遇和挑战。

5.建立常态化办公室人员培训制度

针对企业办公室的工作人员，应建立健全一套标准化培训机制，从而进一步推进“人才强企”的战略。同时树立正确的用人意识，贯彻民主、开放、竞争、择优的原则，从企业内部筛选出用实干型人才，并为他们提供施展才华的机会，为办公室工作人员开辟新的职业晋升道路。向企业人力资源部门提出操作性强的建议，加强企业办公室管理人员沟通与交流，通过临时任职等形式加强企业办公室与成员单位办公室之间的联系，推动企业办公室行政管理工作的质量提升。同时，要采取灵活措施，加强对企业办公室行政管理人才的引进和培养，将外部引进与内部培训相结合，以行政管理人才来提升企业管理实效。内部培训要注重创新培训制度，从而提高培训的针对性和有效性，还要完善按需培训制度，制定企业办公室员工培训计划，依托行政管理进修班等各类专业培训课程，提高企业办公室行政管理所需核心人才的技能，为企业改革创新和组织结构调整提供强有力的人才支持。此外，考虑到企业办公室的大多数员工都没有经过系统化、规范化的培训，为了提高团队的整体素质和专业能力，企业也可以在企业办公室尝试实施持证上岗制度。企业根据国家、行业和企业自身的标准和规范，结合企业办公室的实际情况，制定《持证上岗细则》，逐步明确企业办公室的用工标准，贯彻落实岗位资格准入制度，实时记录任职资格和员工证书获取情况，并协同企业的其他部门完善培训考核与待遇相结合的激励约束机制，实施以岗位为导向的动态管理。首先在对企业办公室的重要岗位上实施，然后逐步推广到其他行政管理工作岗位上，最终实现企业办公室全部工作人员都能持证上岗。

四、结语

综上所述，目前企业办公室行政管理工作中仍存在着不少的问题，制约了企业向精细化管理方向发展。基于此，企业办公室需要建立健全内部制度、强化综合协调职能、提高办公室人员的综合素质、面向市场需求做出管理以及建立常态化办公室人员培训制度使行政管理更具实效性，为企业带来更多的经济收益。

作者:杨蕊 单位:上海新黄浦实业集团股份有限公司

办公室管理论文2

0引言

部分企业在办公室及档案室的管理工作中存在认识不足的问题，管理方法没有突出关键要素，致使办公环境脏乱差、机械伤害、资料遗失、触电、工作懒散等问题得不到充分识别和有效解决，工作环境得不到有效改善［1］。企业管理与人、机、料、法、环、测六大质量管理要素密切相关，企业必须从人员行为、设备设施、资料档案、管理体系、工作环境、监督检查6个方面加强管理，确保工作环境得到有效管理［2］。文章利用人、机、料、法、环、测方法来分析影响企业6S①的相关因素，进而制定相应的策略并予以实施，实现企业6S执行及管理的持续改进，最终达到6S管理的目的。

1人机料法环测理论

人机料法环测是质量管理理论中6个影响质量的主要因素的简称，人指在企业工作的员工；机指企业所使用的仪器及设备；料指企业所使用的物料；法指企业在日常管理中所使用的操作规程及管理办法；环指企业所处的环境；测指对企业办公过程的日常检查与监测［3-4］。企业质量管理一般是围绕人、机、料、法、环、测六大因素展开，人机料法环测理论在质量管理中已经得到普遍的应用［5］。

2YCWY办公室及YCWY档案室6S管理中存在的问题

2.1YCWY办公室6S检查发现的问题

2.1.1人员工在办公室随意摆放记录本、文件、计算机和电器等物品；员工在上班期间吃零食、抽烟；员工在办公室大声喧哗；员工未穿好工作服、未整理好头发就进入办公室。

2.1.2机YCWY办公室个人所使用的计算机、打印机、固定电话等电器的电源线随意在地面穿插；办公室中所使用的涉密计算机与非涉密计算机随意改装；下班后，计算机、打印机及YCWY办公室内其他的设备电源未被关闭。

2.1.3料YCWY办公室工作人员所使用的医用口罩、医用创可贴、医用酒精等没有进行过验收，部分物料不在质保期内。2.1.4法无YCWY办公室使用电器管理办法；无YCWY办公室物品定制定位摆放管理办法；无YCWY办公室清扫、清洁制度；无人员考勤管理办法。

2.1.5环办公桌上放置与工作无关的便携式检测仪、库房出入库记录等物品；YCWY办公室内地面遍布垃圾，没有定时打扫、倾倒；下班后YCWY办公室门窗未被关闭。

2.1.6测YCWY办公室使用的电器未定期检测，热水器插头处有异响现象；YCWY办公室原始记录未定期检查；YCWY办公室所使用的计算机桌面、抽屉、柜子未定期检查。

2.2YCWY档案室6S检查发现的问题

2.2.1人工作人员未持证上岗，缺乏专业素养，时常造成资料遗失；YCWY档案室的工作人员随意摆放没用的物品，不进行日常清扫；各项工作中形成的资料滞留在个人手中，破坏了资料的完整性、成套性，难以充分发挥其应有的价值。

2.2.2机未配备档案储存专用的直列式档案密集架及防磁柜；YCWY档案室未配备空调、除湿增湿设备等物品；YCWY档案室未配备手电筒；YCWY档案室灭火器未选用合适种类，也不应该将其放在YCWY档案室内；YCWY档案室的计算机上未安装保密系统相关软件。

2.2.3料所使用档案盒没有统一标准，与档案柜不匹配，在使用过程中相互影响。

2.2.4法无档案室管理制度；无档案利用制度；无档案统计制度；无档案保密制度；无档案鉴定销毁制度；无档案室岗位责任制度；无档案借阅制度；无档案交接制度；无档案室灭害应急处理预案。

2.2.5环YCWY档案室未做防虫、防鼠、防微生物处理；YCWY档案室温湿度没有得到控制；YCWY档案室未安装防盗门、防盗窗及防盗报警装置；YCWY档案室地面未高于室外地面。2.2.6测未对YCWY档案室安全进行日常巡检；未对档案室原始记录进行定期检查；档案室未配备电子监控系统。

3YCWY办公室及YCWY档案室6S管理中产生问题的原因

3.1YCWY办公室6S管理存在问题的原因

3.1.1整理员工不明白区分物品有用、没用的标准，没有标识标牌的统一模板、格式，需要时找不到；员工没有区分地面上的电线有用没用，所有的电线都堆积在地面及角落。

3.1.2整顿没有制定YCWY办公室整顿管理办法，导致员工对整顿的要求不明确，未将物品分类摆放。

3.1.3清扫没有制定YCWY办公室清扫管理办法，员工只在应付检查时对办公室进行清扫；员工对自己使用的办公桌及桌面下没有打扫意识，而是根据个人习惯清理。3.1.4清洁员工清洁意识薄弱，没有每天在工作前先打扫自己区域卫生的习惯；员工下班时未收拾办公桌上的物品，也没有将办公用品及文件归位。

3.1.5安全员工安全意识薄弱，下班后未切断办公室内电器电源；员工将打火机、油品等易燃易爆物品带入办公室，放在桌面上，无人清理；部分员工随意拉动或摆放灭火器具，且不会使用。

3.1.6素养员工在办公室不爱护公共财产，不遵守规章制度；部分员工下班后在办公室抽烟；员工没有养成良好的习惯，在办公室浪费公共用品；部分员工在工作时间干与工作无关的事情，如浏览购物网站。

3.2YCWY档案室6S管理存在问题的原因3.2.1整理没有制定YCWY档案室整理实施条例，资料处于堆放状态，没有专门的人员对资料进行系统的分类整理、入库。

3.2.2整顿YCWY档案室未建立档案全目录、全卷宗；YCWY档案室管理办法及制度未上墙；YCWY档案室资料没有在标准统一的档案盒中分类摆放，档案盒侧标未做到清晰无误。

3.2.3清扫YCWY档案室碎屑等杂物较多；YCWY档案室办公桌面物品摆放凌乱，桌下垃圾堆积，员工未进行清扫；YCWY档案室地面粗糙，不平整、不耐磨、易生灰。

3.2.4清洁管理人员没有定期对YCWY档案室进行清理、清洁；档案借阅台账未做到整洁、清晰、详细。

3.2.5安全未对员工进行日常安全教育，没有重视档案室信息安全；未对档案室配备档案保护设备；未对档案室进行有害生物预防处理；未给档案室增加灭火器；未达到档案室安全防护基本要求。

3.2.6素养企业没有完善借阅手续，资料有借无还；员工不爱护公共资源，部分资料在归还时破损严重；员工在借阅电子版资料时，随意使用U盘插入存放档案的计算机拷贝文件。

4YCWY办公室及YCWY档案室6S管理中存在问题的对策

4.1YCWY办公室6S管理中存在问题的对策

4.1.1整理制定办公桌物品摆放管理办法，根据定制定位办法摆放办公桌面物品；制定操作规程、分类摆放管理标准，统一标识标牌的模板，格式、信息都要清楚无误，需要时能够快速找到。

4.1.2整顿办公区域的凳子要摆放整齐，凳子上不能放任何物品，使用完以后的凳子放回办公桌洞内；根据不同的类别，将文件、资料存放在抽屉和柜子内，个人物品要与办公物品分开存放。

4.1.3清扫保持办公桌面干净整洁，办公桌下面没有垃圾；值日人员每天要对公共办公设备进行卫生清理；值班人员每天上班前半小时负责办公室的公共卫生。

4.1.4清洁员工个人工作区域的卫生要保持清洁；下班后要把办公桌上的物品收拾整齐，文件归位。

4.1.5安全下班后要切断办公室用电设备的电源；下班后将计算机主机与显示器关闭；检查并关闭办公室门窗；不能在办公场所存放易燃易爆的物品；在办公场所不乱接电源、插板；不乱动防火、灭火器具及设备，所有员工都要能够正确使用灭火器。

4.1.6素养员工在工作期间衣着整洁，仪容整齐，不能穿奇装异服；爱护公司公共财产，自觉遵守公司各项规章制度；不随地吐痰，不乱扔垃圾；办公场所不吸烟；养成节约的好习惯，充分利用可再生资源；在工作期间不干与工作无关的事情。

4.2YCWY档案室6S管理中存在问题的对策

4.2.1整理制定档案室物品摆放管理办法，与档案无关的所有物品禁止带入；制定档案管理办法，每年定期开展档案整理、过期档案销毁工作；根据档案室管理办法，对入库资料进行系统的分类整理、入库，由库房管理员负责保管。4.2.2整顿建立档案全目录、全卷宗，材料齐全，整理规范；档案室管理办法及制度制作成海报张贴在档案室墙面上；根据档案室分类摆放管理办法，对档案室资料进行分类摆放；统一档案盒标准，档案盒上的侧标要制定统一尺寸及模板，需要时能尽快找到。

4.2.3清扫YCWY档案室管理人员每日清扫档案室，保持地面无灰尘、碎屑等杂物；对档案室地面进行改造，保持档案室地面光洁、平整、耐磨、不易生灰。

4.2.4清洁YCWY档案室的卫生要时刻保持清洁；YCWY档案室管理人员在档案入档后和档案归还后，按照档案管理办法进行归位。

4.2.5安全每月对员工进行安全教育，重视YCWY档案室信息安全；出台并宣贯档案安全管理办法的措施及制度；给YCWY档案室配备电子监控、防盗报警器、温湿度记录仪、符合标准的光源和遮光窗帘等档案保护设备；YCWY档案室安装并使用电子防范设备，对档案室进行有害生物（霉、鼠、虫）预防处理。

4.2.6素养制定档案资料借阅管理办法并进行宣贯，要求员工在完善借阅手续后方可借出，借出资料必须在规定时间内归还；根据档案借阅管理办法，禁止员工使用电子类设施设备在档案储存计算机上拷贝资料。

作者:杜伟 冯云 徐鹤铭 单位:陕西延长地产物业服务有限公司

办公室管理论文3

现阶段，我国诸多企业办公室存在档案管理模式粗放化以及信息管理效率不强等问题，所以企业管理者要树立信息化管理的意识，完善档案管理建设体系，重视高素质人员队伍的组建，从根源上调整优化企业办公室档案管理工作。因为企业办公室档案管理工作中相关的档案内容会在一定程度上影响企业管理效果，所以新形势下如何跟随时代的发展优化企业办公室档案管理工作，适应创新型经济发展的需求，值得每一个管理者重点研究。

一、企业办公室档案管理的意义

（一）促进业务创新，正确制定企业决策。办公室档案管理工作和诸多业务项目存在关系，相关业务模式均影响到企业的长久建设。细致分析档案内容，能为后续的业务开展提供方向，还能够给业务重组带来借鉴作用。如今经济市场时常出现变化，企业做出的决策需要参考大量数据信息，企业办公室档案管理工作能让企业的决策更为正确，办公室档案管理工作能给决策者带来全方位的数据参考，相关人员研究企业的管理费用和企业的工程建设，通过档案数据及时对企业管理决策作出调整。

（二）有效维权，企业跟随时代的发展而进步。开展企业办公室档案管理工作，对办公室的资料数据进行统一归纳，便于企业管理者依据档案资料，捍卫自身利益。比如在企业进行某个业务项目时，一旦出现人员伤亡的情况，便可以把业务的合同文件交给法院，通过法院得以维权。利用办公室档案管理工作，让企业的发展能够与时俱进。相关人员细致复盘数据信息，密切把档案管理项目和市场环境相结合，更好凸显档案管理工作的内在价值。

（三）提供发展条件，让企业与市场行业协调运作。开展企业办公室档案管理工作，相关人员全方位收集档案管理的内容和资料，使得资料信息足够完整。社会中每一个行业的创新都需要档案管理工作的支持，来推动市场范围内多个行业的协调运作，具体记录工作流程，保存数据信息资料，从根源上为企业的长久建设助力。

二、办公室档案管理现状

（一）档案管理粗放化，信息管理能力不强。个别企业在经营和发展中，没有意识到办公室档案管理的重要性，导致档案管理工作不够专业以及档案管理条件匮乏等问题，或者部分企业由于档案管理相对松散，致使出现关键信息泄露的问题。新形势下，大多数企业在档案管理工作中融入信息化技术，特别是财务管理单位和人事管理单位，然而一些办公室档案管理工作在信息化建设上存在力度不足，没有及时对档案信息进行分类和归纳，对关键的档案缺少备份管理的意识的问题，无形中让企业的发展面临一定风险。

（二）档案安全管理不到位，缺乏档案管理机制。办公室档案管理工作，涉及员工信息、客户信息与技术信息等，相关内容的保存和运用都需要安排专业人员进行管理。然而，一些企业可能出现档案信息保护不到位的问题，造成企业办公室档案管理工作比较被动，难以保障企业档案管理工作的安全性。在档案管理制度方面，部分企业即便设定管理机制，也无法从根源上落实。没有具体制定档案管理内容和档案管理办法，阻碍了企业办公室档案管理工作的创新和健康有序发展。

（三）管理工作者能力有限，管理工作不够实效。在企业办公室档案管理工作中，管理工作者存在着责任心不强和随意摆放档案的现象，难以保障档案管理的实效，不单单占据着大量办公空间，还会影响档案的完整保存。企业档案管理包含多种多样的内容，一些档案管理工作者不能确保档案管理工作具备准确性与时效性，约束了档案管理的价值凸显。

三、企业办公室档案管理工作的优化研究

（一）明确办公室档案管理的基本要点。要想高效率进行企业办公室档案管理工作，管理者应具备先进思维。开展档案管理工作，最为直接的影响因素是企业人员对档案管理工作的重视度不够。管理者没有意识到档案管理的价值和意义，觉得档案管理并不能给企业带来较多的经济效益，不愿意花费时间和精力进行研究。因此，企业每位工作人员都要形成档案管理意识，合理记录档案和查询档案，使得企业能够飞速发展。档案管理工作者的素质和能力代表着档案管理工作是否能够高效率进展。换言之，档案管理工作者要保持严谨的工作态度，准确分类档案信息。针对模棱两可不能归类的档案，及时备注或者构建新型管理条目，不要随意摆放档案。邀请专业人员进行培训，讲述行之有效的档案管理经验，关联具体案例详细说明和演示管理流程，提升管理工作者的能力。管理者要不定期检验档案管理的效率，消除影响档案管理质量的因素，不间断探索档案管理的新思路与方法，从根源上强化企业办公室档案管理工作的质量。同时，要体现出动态性并对以往的被动工作形式进行突破，相关人员主动采集档案信息，科学管理档案内容，不要出现档案丢失的问题。利用动态性的管理要点，建设企业文件档案一体化的管理机制。还要体现严格特征，细致筛选全部档案，对档案文件结合重要程度进行级别划分，提高后续利用档案资料的效率。严格管理好办公室档案内容，研究数据信息的真实性与合理性，以免出现虚假信息。最后是系统性，相关人员要了解档案内容，使得档案信息保存具有一定系统化的特征，利用数字化档案管理模式提高档案管理工作效率，促使档案管理处于最佳的状态。

（二）体现办公室档案管理的精细化。企业管理者需要完善档案管理的基本环节，突破以往档案采集和档案管理的壁垒，把企业内部的多个部门人员调动起来，有效开展办公室档案管理工作。合理优化业务信息、资质信息和客户信息，提高档案资料查找效率，节约工作者的时间和精力。规范化进行档案分类，囊括和企业存在关联的所有类型文件，依据分级保管的形式，避免档案出现丢失的问题。实际分类中，组织部门工作者按照档案采集规定，收集档案信息，对数据进行统计，分门别类地保存与管理档案内容，内化企业中各部门的工作联系。比如企业中两个部门都涉及相同类型的档案文件，通过信息反馈能够节约其中一个部门采集档案的时间，以免重复整理档案数据。融入多元化档案管理模式，具体进行档案编号，把档案信息保存在档案袋中，利用系统索引规定档案保存的位置，这样使用者可以在最短时间内找到需求的档案资料。企业部门需要运用档案时，通过授权登录的操作下载需求资料，如果档案资料具备机密属性，则需设置权限才能够下载。相关人员申请下载的信息得到批准后，才能够运用对应的档案资料。在此阶段档案类别划分上，结合企业的具体情况进行精细化分配，要做到种类清晰，标注档案应体现档案具体的来源，尤其是档案形成时间和档案管理内容，把所有的内容进行综合管理，制定档案目录；对档案利用进行规范化管理，借阅档案时要填写真实信息，管理者应提前了解档案的基本内容，最终具体明确借阅者归还信息保存情况。事先制定借阅表，明确档案归还的具体时间和具体用途，得到审批后允许再次借阅。总之，档案案管理者要具体掌握档案资料的保存状态，工作者归还时要具体核对，降低重要资料丢失的概率。

（三）增强档案管理信息化建设质量。企业在开展办公室档案管理工作时，要重视ERP系统的构建，也就是实施文档一体化管理方法。此种管理结构是企业资源计划，综合信息技术和先进的管理理念而产生，给企业管理者进行多项业务带来了条件支持。办公室档案管理中，巧妙地结合管理主机综合整理各个部门的工作信息，细致化筛选和加工，后续完成资料入档的操作。依托这一过程开展具体的档案资料管理工作，明确档案管理的重要性。比如某种类型的档案资料，对企业的发展带来可参考性的条件，需要特殊保护与管理，对档案信息及时转化为电子文件的形式加以保存，思考到保存设备的物理空间，可以及时运用云端档案管理方法，集中化管理档案数据，促进档案数据的规范化管理。科学地进行档案文件加密，大规模企业可通过档案分布式管理开展工作项目，档案管理的信息存在一定交互性，多个部门之间可以进行有效的信息共享，让企业管理者制定最为正确的决策。

（四）重视办公室档案管理的安全性。企业工作者进行档案管理时，要具体明确档案的类型，完善相关的安全管理级别。重点档案包括知识产权安全级别高的档案和客户档案以及知识档案，应配置安全级别高的管理手段。档案比较陈旧的，可以对其进行删除，做好记录，提供检验档案真实性的参考条件。如果档案管理单位发现与申请专利或者知识产权存在交叉性的资料，要把数据信息反馈给上级，辅助企业安全的管理知识产权内容。

（五）规范化进行档案管理整合。依托相关的标准，对档案管理的实际内容和实际范围进行统筹，相关人员做好档案立卷归档的操作和档案管理办法的创新，从多个维度体现办公室档案管理的规范化。对档案进行规范化管理，涉及行政文书档案，比如法规档案信息和人事任免信息。管理档案有生产管理规划和用户档案。技术档案涉及生产流程与生产技术，业务档案由市场调研信息和业务信息，双向档案有录音以及视频。规范化的明确档案管理范围，以免互相合作的企业之间人员出现交接档案输入的问题；对档案管理体系进行规范化管理，设置办公室和部门人员互相配合的管理思路，多个部门细致采集信息和筛选信息并安排办公室专业人员进行密卷和归档。执行档案责任管理方法，使档案采集和档案管理的责任一一对应，依托有效的考核方案落实档案管理考核标准；对于档案归档进行规范化管理，档案采集过程需要组织多个部门的人员共同研究，一同进行动态采集数据，传递到网络平台中。办公室档案归档的具体项目，结合划分的档案范围，通过办公室档案管理者最终审核，只要是对单位存在应用价值的数据，都应当被统计。在归档时间的规范化设置上，办理结束的文件应上传到网络中，以年为单位对相关数据档案进行归档处理，随时把机密性文件加以归档划分。归档过程体现档案内容的完整性，档案盒应结合企业现有的档案种类加以颜色区分，如果是纸质档案，要通过交接程序落实签字生效；对档案管理办法进行规范化设置。新形势下开展企业档案资料管理工作，应该及时采集和上传相关部门的信息，安排专业人员走进各个部门加入培训活动。各个部门都安排专业人员管理档案内容，针对贸易档案和新建档案，区分管理两者，以发票流水号的形式管理贸易档案文件。

四、结语

综上所述，企业办公室档案管理是一项基础性工作，在很大程度上和其他项目存在联系，会对企业的长久建设和发展带来影响。新时期的企业办公室档案管理工作，相关人员要融合先进的手段和管理理念，创设高效率的档案管理方法，让档案管理工作具备先进化水平，如明确办公室档案管理的基本要点、体现办公室档案管理的精细化、增强档案管理信息化建设质量、重视办公室档案管理的安全性、规范化进行档案管理整合等途径，全面挖掘档案管理工作潜在的问题，真正做好企业档案管理工作。

【参考文献】

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